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ONLY場辦場經驗分享(2012/11/21更新)

有同好提議將同人板討論的辦場經驗分享作留存
其實相關討論很多很雜
就算是批評的內容也有著寶貴的經驗
這裡以一般的經驗分享的討論為主:)

因為Only場因應目的與主辦風格的不同
相關的細節又多又雜
沒辦法作標準化流程整理

以下大多是原始文章資料擷取
之後有其他更新的也會放在這裡:D

另外有同好提供了日本那裡舉辦場次的經驗分享網站
同人誌即売会の開き方
雖然是日文的,但是內容頗詳細,也歡迎去看看喔…!

【分享】辦ONLY的一些經驗&個人觀點
特殊傳說ONLY《Atlantis學院體驗營》的主辦夜貓分享的辦場經驗
非常詳細而且切中要點
推薦大家看看!
另外還有同樣是由夜貓所提供的同人販售會Only民意調查相關
一般參加者、社團、COSER大多在意什麼、主辦大多遇到什麼困難
都可以在這裡看看喔!
aniarc 動漫新聞也對調查結果與實況做了相關報導

Tales of Only ~傳奇系列Only~主辦所公開的活動收支內容
也可以給有興趣辦活動卻不了解大概收支的主辦當參考和評估!



同人板的其他討論備份01

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所以就這幾場發現,舉辦only的人(或團隊),最好要有以下條件
1.年紀20以上
比較有沉穩的心、承受壓力的能力、社會經驗還有經濟能力
2.至少要有兩年以上『社團』入場經驗
這樣才知道社團到底需要什麼
3.要光明磊落,大方
該道歉坦蕩道歉,有事情也要好好的說明不推辭,邀稿工作人員最好要有酬勞
4.要腦袋清楚
工作分配、場次進度都要清楚規劃,另外資金也是
5.要有愛,要很大愛,還要持續很久
絕對不能出現那種"因為XXX辦了我們也要辦!"或者"XXX明年就不紅了今年快點辦吧!"的心態
6.臉皮要厚(主動積極)
不懂的事情要到處問、找廠商場地也是要去接洽,而不是爛在那裡希望熱心人士提供資源
7.要獨立
可以的話最好主催群可以包辦全部的事,而不用再勞師動眾親友團。遇過不好only的主催沒有經驗,結果靠親友建議或者收尾的。
8.一個團隊最好有創作者與coser
全部都是創作者的話會忽略coser,反之亦然
9.要懂得道歉(反省)
10.要負責到底


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敝人不才,正好辦過一次ONLY
我們的流程是這樣:

確定主題的熱門程度&預估會有多少人參加
 ↓
主辦開始籌錢
 ↓
花半年以上的時間企劃、找協力者與STAFF,
期間開會過數十次,住台北的人還去各個場地場勘,
最後選定想要的場地,並付訂金以確保場地當天不會
被借走
 ↓
在網路上公開宣傳
 ↓
開始收社團

有充分的準備社團朋友也會比較安心

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  要辦一場活動確實要事先評估會有多少人參加&會有多少社團擺攤,會到場跟會「進場」的又不一樣喔@@,有很多人只在外面COS而已,種種因素主辦都要考慮。

  其他還有要注意不能跟大場撞場(CWT、FF等),在他們的前一週跟後一週都儘量避免,因為遠程的人比較難連續兩週出遠門。另外如果可以的話,也儘量避開高中大學的期中期末,當初為了決定時間我花了一下午在網路上看各個學校的行事曆Orz(是沒有看到全部啦)如果時間真的很難抉擇的話,至少要配合大學生的時程,因為大學生對時間&金錢的掌握比國高中生自由.....(毆)

  場地我們在發佈消息前就先付好訂金了,主辦們全員都是學生,但也是死擠出好幾千元定好場地Orz然後才安心招收社團,社團會不會額滿,老實說我們事先真的不知道^p^所以要抱持著可能會賠錢的覺悟。

  先收社團,然後看社團數量再去找因應的場地我認為是絕對不可以的QwQ

  要辦活動,除了要花長時間縝密的計劃外,財力也是很重要的,在活動開始前主辦就要先出場刊印刷費、場地訂金(有些場地在活動前就要全額付清)、場佈、還有其他零星的費用,這些都是最基本的,少則數千多則上萬,這些都是要事先準備好的。想要先收攤位費來支出其他開銷、自己完全不出錢的話是完全不行的,會被拖去槍斃(喂

  活動開始後,別人可以開心的玩,但身為主辦卻要處理當天所以狀況,連逛攤部不行QwQ當天我好忌妒一般參加者.....Orz所以辦活動也不是大家想的那麼好康的QwQ

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那就是主辦單位要冒的風險。
主辦單位必須自行衡量自己的能力跟該地市場來決定要租多大的場。
場地的大小只是告訴你極限的容量在哪裡。
確定有場地之後,能招到多少社團來擺攤那就要靠主辦單位的宣傳。
舉例來說,假設A主辦認為這個場次可以拉到8百攤,好,他決定租大場地,下了重本租了大場地。
可是沒想到他給的報名期間太短,或是宣傳作不夠,或是評估錯誤,居然只有四百攤報上…… 就主辦單位來說,對,這叫慘劇。
但是是誰決定要租這場地的,是主辦單位,所以這種風險本來就該自行承擔。

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主辦單位要先設定預估需要的空間跟攤位數
再去找適合的場地
但是簽約要在開始招收社團之前
不能等到招收到一定攤位數才去簽約

而實際上招收到的攤位數未必等於主辦預估的攤位數
這就是辦場的風險啊...

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主辦的確應該要先估好大概會有多少攤來報
還有預估會有多少人入場
估算出大概的人潮後再藉這個去評估場地
所以說其實好的主辦並不好當
要有一定時間的參場觀察經驗
也要知道現這個主題國內大概有多少攤在畫
用事先估好的數量去借場地
通常都是場地先訂下來才會開始招攤收錢
租用費都是主辦先墊比較常見

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